Como funciona o departamento de compras? 

O departamento de compras dentro de uma empresa pode ser entendido como uma das engrenagens responsáveis por fazerem todo o sistema organizacional funcionar como deveria.

Apesar de ser extremamente importante, este tipo de departamento muitas vezes é deixado de lado pelas empresas e tem suas tarefas e atividades realizadas por um profissional de outra área. Por isso, é muito comum vermos alguém do departamento financeiro as executando. 

Através deste artigo esperamos que você consiga entender e ter consciência sobre as principais temáticas em torno do que é, qual a importância e como estruturar o seu departamento de compras. 

O que você irá ler: 

• O que é um Departamento de Compras
• Por que é importante ter um departamento de compras?
• Ciclo de compra: como funciona dentro de uma empresa?
• Conclusão

O que é departamento de compras?

Podemos definir como departamento de compras o setor responsável por adquirir materiais e mercadorias junto aos fornecedores de forma sistematizada. Com isso é possível viabilizar e dar mais agilidade para a entrega de produtos ou serviços  que a empresa oferece.

Sendo assim, os principais objetivos desse departamento são:

• Adquirir mercadorias que estejam a par com os critérios de qualidade, quantidade e menor custo estabelecidos pela empresa
• Buscar constantemente os melhores serviços e entregas com os fornecedores parceiros
• Construir e consolidar boas relações de negociação e transparência com os fornecedores
• Manter-se informado sobre os fornecedores disponíveis e traçar estratégias para propor negócios com os que potencialmente podem ser parceiros;
• entre outros.

Para que tais objetivos sejam atingidos é necessário por em prática uma série de atividades como, por exemplo, definir quais são as características da compra e também administrar o processo de emissão e solicitação de mercadorias. No próximo tópico iremos te explicar melhor sobre como funciona esse processo ou melhor dizendo, o ciclo de compras. 

Ciclo de compra: como funciona dentro de uma empresa?

Basicamente, a função do departamento de compras é, justamente, realizar e administrar o processo cíclico de compras existentes dentro de uma empresa. Afinal, para muitos tipos de negócios ter o controle sobre a aquisição de materiais é essencial para a entrega daquilo que ele se propõe a oferecer, seja uma construção civil, serviços de manicure ou produtos alimentícios.

O ciclo de compras é constituído das seguintes etapas:

1 Recebimento e análise dos pedidos de compras

Normalmente, quem realiza a solicitação de compra de algum material é o seu usuário/colaborador final. Exatamente porque ele possui maior contato e percepção de necessidade sobre sua demanda de uso.

Nesta solicitação geralmente consta informações como dados de identificação do requisitante, especificações do material, data e local de entrega, entre outros.

2 Escolha dos fornecedores

Este momento demanda muito cuidado e atenção por parte da equipe de compras, pois uma escolha errada pode acarretar em atrasos, prejuízos financeiros e muitas dores de cabeça. Portanto, selecionar fornecedores é uma tarefa crucial para o seu negócio.

Geralmente, o departamento monta uma lista de fornecedores aptos e qualificados para fornecer itens e materiais de modo constante. No entanto, quando surge algum imprevisto e é necessário buscar novas alternativas de fornecedores, o departamento realiza uma pesquisa levando em consideração diversos fatores como custo, prazos e feedback de clientes.

3 Realização de cotações

Para itens que precisam ser adquiridos em maior quantidade são realizadas as famosas cotações. Essas são conhecidas por serem documentos/solicitações oficiais de orçamentos direcionadas para um número significativo de fornecedores, com o intuito de visualizar as melhores e mais competitivas ofertas para o negócio em questão.

4 Escolha qual é o preço adequado

Essa atividade possui grande vínculo com os fornecedores. A escolha do preço certo garante que a organização não tenha prejuízos frente as negociações e parcerias que realiza.

5 Emissão de pedidos de compras

Os pedidos de compras são o que de fato dão legitimidade para o processo de compra. Pois, através dele é estipulado entre fornecedores e compradores as diretrizes de prazos, entregas e valores. 

Além dos pedidos de compra serem realizados de acordo com o requerimento dos usuários ou com as cotações, também é retirado cópias do mesmo para ser entregue em departamentos que precisam ter consciência da sua natureza como por exemplo o departamento de contabilidade, o departamento que o requisitou ou até mesmo, o de recepção.

 6 Zelo pelo cumprimento da entrega de materiais no prazo certo

Imagine a seguinte situação. Você marca com o cliente de entregar um pedido super importante em determinada data. No entanto, este pedido depende diretamente de um material que o seu fornecedor precisa te entregar e ele corre o sério risco de entregá-lo fora do prazo. Seria péssimo para o seu negócio não é? 

Pois então, o departamento de compras vem justamente para tentar driblar esse tipo situação. Por meio de medidas preventivas ou corretivas, este departamento pode pressionar os seus fornecedores a criar alternativas que favorecem o bom andamento das suas atividades empresariais.

 7 Aprovação e recebimento de mercadorias

Pedido feito, mercadoria analisada e recebida pelo departamento de recepção da empresa. Mas, caso tenha surgido algum dano ou erro, o departamento de compras é solicitado mais uma vez para realizar os devidos procedimentos e protocolos estipulados pela empresa para essas ocasiões.

8 Aprovação de pagamento do fornecedor

A partir do momento que a fatura para o pagamento do fornecedor chega, o departamento de compras também faz a avaliação das informações presentes em três documentos: o pedido de compra, a fatura e a declaração de recebimento. A medida que for verificada e tudo coincidir o pagamento é aprovado, caso não o departamento deve solucionar quaisquer discrepância. 

Por que é importante ter um departamento de compras?

Quando falamos sobre os departamentos existentes em uma empresa, raramente o departamento de compras vem como uma grande referência. Talvez por ser confundido com outros ou talvez pelo fato das pessoas acharem que ele somente executa coisas rotineiras. Enfim, o importante é que você entenda que, apesar disso, ele é super importante para a sua empresa!

Com as tarefas e funções que esse setor realiza, a sua empresa pode manter as atividades operacionais funcionando não só como deveria, como também de forma otimizada, pois irá gozar de recursos materiais melhores e com menor custo. Sendo assim, os principais benefícios de possuir o seu departamento de compras girarão em torno do abastecimento constante da sua empresa, obtenção de melhores negociações e, principalmente, o encontro de melhores fornecedores. Se você sentir que o seu negócio está precisando disso para adquirir mais controle sobre aquilo que realiza e entrega, não deixe de investir!

eBOOK Controle Financeiro

Conclusão

O departamento de compras é um setor essencial para a sua empresa adquirir mercadorias mais qualificadas, realizar negociações mais vantajosas e, assim, posicionar os seus produtos e serviços de modo mais estratégico no mercado. Se ainda não o tiver, talvez essa seja a hora de começar a estruturá-lo em sua empresa.

Afinal, ele pode ser uma peça chave para alavancar os resultados de outros departamentos.

 Quer saber mais? Leia este artigo:

Setor de vendas: como estruturar?

Abraços do Time Marbo! 💛